Gastblog – The Travelling Wedding Planner met 6 tips voor het organiseren van een bruiloft in het buitenland

Altijd al gedroomd van trouwen in het buitenland? We get it! Trouwjurk en trouwpak in de koffer en gaan toch? Think again… Er komt veel kijken bij het organiseren van een bruiloft in het buitenland. Wat zijn de regels per land, hoe vind je de perfecte locatie en leveranciers, wat zijn de formaliteiten van het land en hoeveel kost het eigenlijk? 

Wij zijn Nina & Susanna van The Travelling Wedding Planner en (de naam zegt het al) wij hebben gelukkig al heel wat buitenlandse bruiloften op onze naam staan en helpen jullie graag met deze 6 tips;

1. Destination, Location, Accommodation

Waar het allemaal mee begint; dé plek vinden waar de bruiloft van jullie dromen gaat plaatsvinden. Als het land, de regio en de stad is bepaald kan het plannen echt beginnen. Het kan dat jullie al jaren weten dat de droombruiloft op Ibiza of in Toscane gaat zijn, maar misschien hebben jullie meerdere opties open staan en is de keuze een stuk moeilijker. 

Elke bestemming heeft zijn eigen voor- en nadelen en wij raden aan om ze met elkaar te vergelijken op volgende punten:

  • Bereikbaarheid: Dichtbij een vliegveld of is het te rijden?
  • Poll bij jullie gasten: Staan de gasten open om (ver) te reizen voor jullie bruiloft? 
  • Prijzen: Wat zijn de kosten van het reizen naar de bestemming? Verzorgen jullie alles of betalen de gasten zelf voor hun reis en/of verblijf? Is dat haalbaar voor hen?
  • Periode: In welke maand willen jullie trouwen? Is het dan hoog- of laagseizoen? Hoe is het weer? Zijn er belangrijke feestdagen waar rekening mee gehouden moet worden?

2. Formaliteiten

Als jullie trouwen in het buitenland, zorg ervoor dat je de regels van het land controleert bij de ambassade en het papierwerk goed geregeld hebt. In sommige landen is dit heel makkelijk te regelen (ook al kost het wat tijd, dus begin vroeg) en in andere landen blijkt het moeilijker te zijn om officieel te trouwen. Wat wij vaak meemaken is dat koppels er voor kiezen om officieel te trouwen in Nederland en een symbolische ceremonie in het buitenland doen. Hierdoor heb je wel jouw droom wedding en weet je ook zeker dat het papierwerk helemaal in orde is in Nederland. Vergeet ook niet in Nederland in ondertrouw te gaan!

3. Save the Dates & Trouw Website

Twee cruciale tips voor een destination wedding! Je wilt natuurlijk dat jullie loved ones allemaal aanwezig zijn op de bruiloft dus het is belangrijk dat de Save the Date gelijk te versturen na het boeken van de locatie. Zeker omdat vluchten, transport en accommodaties voor alle gasten geboekt moeten worden is het belangrijk om vroeg genoeg te beginnen met plannen (minstens 1,5 jaar). 

De fijnste manier om met jullie gasten te communiceren en een overzicht te hebben waar je gasten te allen tijde op kunnen kijken is een trouwwebsite. Niet alleen kan je op deze manier leuke inspiratie en tips met je gasten delen, ook kunnen de RSVPs hier worden verzameld, updates worden verwerkt en het programma worden gedeeld. Als weddingplanners bieden wij deze optie aan binnen onze pakketten en creëren wij een gepersonaliseerde website voor jullie gasten. 

4. Van Nederlandse bodem

Vanuit Nederland kun je al veel regelen en dat scheelt vaak ook in de kosten. Zaken als een jurk, pak, stationary, bedankjes voor de gasten en DIY items neem je zo mee in het vliegtuig of zelfs nog makkelijker in de auto. Met name voor het trouwpak is het aan te raden je te laten adviseren om een pak te kiezen dat past bij de trouwbestemming en de temperatuur daar. Zodat je echt kan genieten van jullie dag in een perfect zittend pak!

5. Kosten & Leveranciers

Vaak zijn mensen bang voor het kostenplaatje bij het organiseren van een bruiloft in het buitenland. Men heeft nog steeds het idee dat dit altijd een vermogen kost. Laten wij dit voor eens en voor altijd uit de lucht helpen: dit is niet zo! Of beter gezegd; dit hoeft helemaal niet zo te zijn. Je maakt het namelijk zo duur als je zelf wilt (dat geldt overigens ook voor de bruiloften in ons eigen land). 

Het hangt natuurlijk allemaal af van het aantal gasten (vaak minder dan in Nederland) en wat jullie voor de gasten betalen en wat niet. Het is heel normaal om alleen de wedding zelf te betalen voor de gasten en de reis en de accommodatie niet. Wel belangrijk van tevoren met de gasten te communiceren, zodat iedereen weet waar ze aan toe zijn (de trouw website voor deze info is een grote pre).

En we hoeven het natuurlijk niet te zeggen, maar als je een destination wedding wilt is onze belangrijkste tip; het inschakelen van een wedding planner! Naast dat een weddingplanner een database heeft met locaties en leveranciers in Nederland en op de bestemming zelf, scheelt dit veel tijd en stress en kunnen jullie zorgeloos genieten van jullie droom destination wedding.

Liefs,

Nina & Susanna

Photography:
– Wynona Bakker
– Stevie.P